ELABORAÇÃO E RECONHECIMENTO DAS FASES DO CICLO DE VIDA DO PROJETO INICIAÇÃO

1) INICIAÇÃO

A partir de um cenário, e em face de se esclarecer a relevância da disponibilidade das informações em tempo real, a elaboração da proposta de pesquisa baseia-se na gestão do conhecimento através dos sistemas de informação GED.

Neste intuito, com o objetivo de demonstrar a sua viabilidade e consistência operacional, a utilização do mecanismo de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) justifica-se pelo esclarecimento de que, atualmente, grande parte das informações nas empresas encontra-se registrado em grandes volumes de papel.

Também que, pequena parte dessas informações está distribuída em sistemas de processamento das diversas formas.

Com este crescente número de documentos nas organizações, a busca por informações importantes pode se tornar uma tarefa nada fácil.

    Logo, é possível perceber que quanto maior a quantidade de informações, maior é a necessidade de um gerenciamento eficiente a fim de transformá-las em conhecimento.

É neste contexto que a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) tem se destacado como ferramenta de estratégia que garante agilidade na recuperação de documentos, e como conseqüência, facilita o acesso ao conhecimento nas Organizações.

 Além de ser uma solução completa para digitalizar, armazenar, indexar, buscar de maneira rápida documentos, controlar e compartilhar informações, esta ferramenta define limitações de acessos, o que aumenta a segurança da informação.

Enfim, dentre todas as qualidades mencionadas, o GED é também um sistema que pensa na sustentabilidade ao diminuir consideravelmente o montante de papéis impressos por uma empresa, e ele também está em sintonia com a globalização, onde é preciso ter ferramentas que proporcionem agilidade e praticidade, quebrando barreiras e ultrapassando obstáculos.

O Gerenciador Eletrônico de Documentos será um programa permitirá o fornecimento de informações carregando-as automaticamente através do banco de dados conhecido como Vault (Cofre).

A implantação do projeto inicialmente será no setor de Documentação de uma empresa de Engenharia , a fim de gerenciar o acervo de documentos oriundos desta área como contratos, notas fiscais e guias tributárias e projetos.

A comunicação entre as mesmas se dará através de e-mails e reuniões para adequação do projeto.

2) PLANEJAMENTO

A gestão de documentos no escritório necessita de uma inovação e modernização nos seus processos.  Há diversos custos no seu manuseio e copia de documentos, na guarda e na localização.

• Proporciona controle dos processos de maneira centralizada, em tempo hábil e podendo ser compartilhada pela WEB com o cliente final
• Fim do retrabalho de cópias xérox em duplicidade 
  Proporciona agilidade e eficiência no atendimento as consultas da diretoria no acesso as informações.
• Reduz custo operacional
• Aumenta a produtividade
• Diminui o tempo de busca de documentos
• Elimina o extravio de documentos
• Controle de acesso a informação por níveis segurança 
  Otimiza o espaço físico, convertendo “torres” de papel, em mídias eletrônicas

Primeira Etapa — Consultoria (30 dias)

A consultoria se faz necessária para o estudo, discussão e desenho a quatro mãos dos processos a serem implantados na empresa, visando à transposição dos mesmos hoje em meio físico para o meio eletrônico, resguardando os aspectos legais e utilizando-se das melhores tecnologias existentes no mercado.

A primeira etapa envolve:

• Estudo dos processos de ingressos de documentos na empresa;

 • Revisão dos processos físicos;

• Criação de um fluxo de documentos e lista de documentos a serem digitalizados (Consultoria/empresa).

Segunda Etapa — Instalação de Software, Hardware e Treinamentos (6 meses)

A solução inclui hardware (scanner profissional) e softwares (sistema de captura de imagens e sistema de gerenciamento eletrônico de documentos GED). A combinação de hardwares e softwares corretos trará a solução uma grande produtividade tornando a relação  custo/benefício muito vantajosa para a empresa. Isso demandará treinamentos para o correto manuseio e entendimento da solução.

A segunda etapa envolve:

• Instalação de softwares;

• Instalação de scanner;

• Configuração dos softwares e scanner;

• Treinamento;

• Início da digitalização.

O levantamento dos riscos que envolvem o projeto (fatores que podem gerar ameaças e oportunidades).

Fonte: Adaptado pelos autores.

3)  EXECUÇÃO

A equipe do projeto com as principais responsabilidades está descrita abaixo:

No contexto de projetos de desenvolvimento de software, a execução será iniciada quando se avalia e toma-se a decisão de contratar fornecedor para desenvolvimento do produto ou adquirir COTS (Commercial-of-the-Shelf - pacotes). Neste caso, o processo de aquisição deve ser adaptado contendo obrigatoriamente as seguintes macroatividades:

• Avaliar a Qualidade dos Produtos do Processo
• Preparar Aquisição de Software (inclui as atividades do fluxo desde (Analisar e decidir sobre a necessidade e tipo de aquisição de software
• Selecionar Fornecedores (inclui de “Selecionar melhor condição de fornecimento”).
• Gerar Ordem de Compra: No caso de aquisição de COTS, caso pertinente, atividade “Identificar processos críticos do fornecedor” pode ser excluída);
• Monitorar andamento da realização do produto e/ou serviço e Gerenciar Plano de Ação” (no caso de aquisição de COTS, caso pertinente, esta macro-atividade pode ser excluída);
• Aceitação do Produto (prevê, também, a avaliação da qualidade do produto entregue pelo fornecedor e o respectivo aceite

Atrelada à exigência pela qualidade está a necessidade em receber o produto em um prazo cada vez menor.

Na primeira fase, adequação ao padrão, o foco era a qualidade de conformação obtida basicamente por meio de inspeção.Na segunda fase, adequação ao uso, o foco era a qualidade do projeto que assegurasse a satisfação das necessidades do setor.Na terceira fase, adequação ao custo, o foco na qualidade da conformidade de acordo com a demanda de controle dos arquivos.

4) MONITORAMENTO

5 ) Encerramento

1-Preparar a documentação de encerramento.

Condução do termo de aceite e encerramento do projeto; tendo as partes acordadas com a conclusão do projeto, a realização de todas as fases e tarefas definidas no início do projeto. Recolhimento das assinaturas do contratado e contratante para a celebração do presente contrato.

2-Organizar os arquivos do projeto.

A empresa contratante disponibiliza certificados de treinamento da implantação do novo sistema de captura de documentos.

3-Encerramento dos relatórios de controle de projeto

Análise das notas fiscais de compra de equipamentos e de serviços prestados. Contraposição dos gastos orçados pelo cronograma e os valores realizados durante o projeto.

4-Registrar a avaliação dos indivíduos do projeto.

5-Encerrar as ordens de serviço.

Encerramento das atividades de treinamento e capacitação de pessoal interno da empresa contratante. Implementação final do software. A gerência de aquisições encerrará suas atividades com a entrega do ScanPartner-fi-6130C        

6-Avaliação do gerenciamento de riscos

Os riscos deste projeto são oriundos da torre de sistema e do software adquiridos para a digitalização dos documentos.

Certificação de treinamento dos funcionários da empresa contratante.

REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

OLIVEIRA, Thiago Viterbo dos Santos de. Gestão de documentos eletrônicos: a GED como ferramenta de trabalho. 2008. 39 f. Monografia (Bacharelado) - Curso de Biblioteconomia, Departamento de Biblioteconomia, UFRN, Natal, 2008.